Ressources Humaines : Le changement est la nouvelle normalité.

 

Comment optimiser les processus RH grâce à une gestion intelligente des documents.

 

Juste après votre lecture n’hésitez pas à en savoir plus. 

 

Cette nouvelle normalité, toutes les entreprises ou institutions en font l’expérience. La plupart des DRH constatent une évolution radicale dans le domaine des ressources humaines, associant excellence transactionnelle à la maîtrise des technologies numériques. Le nouveau monde du travail fonctionne différemment, et les méthodes de travail des RH évoluent.

Les Ressources Humaines sont l’un des domaines les plus exigeants en matière de documents – les professionnels des RH gèrent en moyenne de 30 à 50 documents par employé !

De nombreux services RH tiennent encore des dossiers papier. Les manipulations pour scanner, stocker, et classer les documents sont pénibles, longues, et introduisent souvent des erreurs. De plus, les dossiers des collaborateurs sont entreposés à des endroits différents, ce qui crée encore plus de difficultés et engendre des manques de productivité et des risques de non-conformité.

 

Alors que les documents RH continuent de croître en volume et en diversité, ils se propagent à travers des systèmes disparates, les applications RH, les messageries et les systèmes de stockage. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises sont toujours aux prises avec des processus très manuels et cloisonnés pour gérer les documents des employés, maintenir la conformité légale et assurer la sécurité des informations. Même les meilleures solutions RH ne répondent que partiellement aux exigences actuelles (et futures) de l’organisation moderne.

Comment améliorer la productivité avec SAP SuccessFactors

Prenons le cas de SAP SuccessFactors, il s’agit d’une des solutions les plus complètes, modernes et avancées du marché. Pourtant il n’en reste pas moins difficile d’obtenir une vue 360° sur un collaborateur. Les différents documents seront tantôt accessibles au travers d’Employee Central, ou tantôt à travers les modules recrutement (Recruiting) ou intégration (Onboarding), …. Cela implique de jongler avec la solution et engendre ainsi une perte de productivité manifeste.

Heureusement une solution complémentaire peut voler à votre secours, il s’agit de Opentext Extended ECM for SAP SuccessFactors . C’est une solution complète pour une gestion simplifiée, sécurisée et conforme des documents RH, de la création à la mise à disposition.

Avec Opentext Extended ECM for SAP SuccessFactors , vous pouvez créer et gérer plus facilement tous les documents RH, garantir l’exhaustivité des dossiers des employés et aussi définir les autorisations d’accès et de contrôle, le tout à partir d’un emplacement centralisé. De plus, la gestion des documents vous permet de garantir le respect des exigences légales et réglementaires comme RGPD par exemple. Ainsi, Extended ECM for SAP SuccessFactors permet une organisation RH plus efficace, fluide et augmente la productivité des organisations RH tout en réduisant sérieusement les risques.

 

Les principaux atouts de la solution :

Centralisation des fichiers numériques du personnel.

  • Une structure de dossiers RH et la taxonomie prédéfinies permettent de centraliser et de simplifier le traitement, l’accès, la gestion et la sécurisation de volumes élevés de documents relatifs aux collaborateurs, retraités, sous-traitants ou candidats. 

Gestion des documents.

  • Des fonctions de gestion de versions, d’audit, de métadonnées, de recherche de documents ainsi que des espaces de travail pour les employés facilitent l’organisation, le contrôle et la localisation des documents. 

Gestion des archives. 

  • Au niveau de chaque document, des règles en matière d’accès, de conservation, de destruction et de conformité légale contribuent au respect des réglementations et à réduire au minimum les risques liés aux audits et aux contentieux.

Vérification de l’exhaustivité des fichiers du personnel.

  • Des alertes signalent aux responsables RH les documents manquants ou périmés. 

Production de documents RH.

  • Une plate-forme robuste répond aux exigences applicables à la création de documents RH. 

Intégration à SAP SuccessFactors HCM Suite et SAP ERP HCM.

  • L’intégration de la solution permet de centraliser la gestion des documents RH dans un environnement hybride.

 

Créez et maintenez un enregistrement numérique complet de tous vos employés, du recrutement jusqu’après le départ en retraite.

 

Avec Opentext Extended ECM for SAP SuccessFactors , le contenu peut être numérisé, stocké dans un référentiel central sécurisé et associé au dossier d’un collaborateur.

 

À partir d’une vue unique, vous simplifiez le traitement, la gestion et la sécurisation de tous les documents relatifs au personnel et aux candidats, tout en rationalisant les processus RH.

 

Autre atout de productivité, grâce à la recherche plein texte et à une structure hiérarchique des dossiers, vous pouvez rapidement récupérer toutes les informations et tous les documents pertinents dont vous avez besoin. Vous pouvez également trouver, étiqueter et classer des documents  facilement à partir d’un point unique.

Grâce aux autorisations basées sur les rôles, vous êtes assurés que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter des documents via le portail  »libre-service ». En outre, d’un simple clic sur un bouton, vous pouvez créer des rapports et collecter l’ensemble les documents concernant les employés lorsque cela est nécessaire – rapport par agence, pays, équipe ou tout autre groupe défini par SAP SuccessFactors.

 

 

Assurez la conformité avec une gestion des documents rationalisée, sécurisée et conforme.

Avec Opentext Extended ECM for SAP SuccessFactors , vous limitez les risques de non-conformité et améliorez la productivité de vos RH. Selon votre entreprise, votre pays ou votre région, le type de documents stockés dans les dossiers des employés peut varier. La solution vous permet effectivement de définir des règles définissant si un type de document particulier doit être conservé dans le dossier d’un employé et de fixer la durée de validité du document, le tout à partir d’une vue centrale. 

Ces règles sont ensuite appliquées à tous les mêmes types de documents ajoutés aux dossiers des employés à l’avenir. Vous pouvez créer des règles de conservation automatisées basées sur les normes réglementaires locales et régionales et vous pouvez gérer les documents des salariés en fonction des réglementations nationales et régionales. Les documents des salariés qui ont dépassé la durée de conservation définie peuvent être supprimés par un workflow HR avec les approbations et les informations d’audit appropriées.

La solution peut également détecter si des documents sont manquants ou périmés, et l’employé et votre équipe RH sont avertis dans de tels cas, ce qui vous permet de remédier à la situation.

  • Offrez à vos employés une expérience utilisateur d’exception grâce à une communication RH efficace et dynamique.
  • Créez rapidement et facilement une communication personnalisée avec les collaborateurs à l’échelle mondiale et conservez automatiquement une copie dans le dossier de l’employé.
  • La bibliothèque de modèles centralisée permet de gérer et de mettre à jour rapidement et facilement les modèles, et d’assurer la cohérence du style des documents et de la marque.
  • La bibliothèque de ressources textuelles permet de réutiliser et de partager le texte prédéveloppé entre les utilisateurs autorisés, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle. 

Les employés peuvent obtenir eux-mêmes, en mode  »self-service », des documents, tels que des attestations employeur ou des bulletins de paie. De leur côté les RH peuvent générer par lots des documents spécifiques à chaque collaborateurs, tels que des bulletins de paie, des relevés de prime, des lettres d’affectation et des lettres de promotion. 

Tous les documents générés sont versionnés, ce qui permet de s’assurer que chacun connaît l’itération la plus pertinente de chaque document du dossier d’un salarié. Une fois que vous avez envoyé le document à votre collaborateur, l’application en stocke automatiquement une copie, ce qui permet de saisir toutes les informations de vérification dans le dossier du salarié. 

 

Une solution opérationnelle dans tous les environnements. 

Que vous utilisiez la solution SAP ERP Human Capital Management ‘on-premise’, les solutions cloud SAP SuccessFactors ou une solution hybride, Extended ECM for SAP SuccessFactors peut vous aider à améliorer sensiblement la gestion de vos documents RH.  

Vous pouvez stocker les documents des employés dans un référentiel centralisé et y accéder à partir de solutions sur site ou sur le cloud. Et si vous passez de la solution ‘on-premise’ au cloud, vous n’avez pas besoin de migrer les documents, car ils sont déjà stockés de manière centralisée dans la solution, ce qui réduit considérablement les coûts de migration. Grâce à sa capacité à établir des ponts entre les environnements sur site, sur le cloud et hybrides, SAP SuccessFactors Extended ECM vous offre un référentiel centralisé de documents pour les employés, accessible depuis les trois modèles de déploiement.  

Opentext Extended ECM for SAP SuccessFactors est une solution de gestion de documents 100% intégrée, complète et centralisée, pour gérer et accéder facilement aux documents RH depuis votre système RH.  

L’objectif d’une véritable transformation digitale des ressources humaines est de  réduire les tâches manuelles à faible valeur ajoutée.  Le résultat est une nette augmentation de l’efficacité et la productivité des équipes RH pour se consacrer pleinement à la gestion des talents.  

Pour en savoir plus sur Opentext Extended ECM for SAP SuccessFactors

 ou contactez-nous directement à contact@infosquaregroup.com.

Vous pouvez aussi trouver des informations sur le site SAP 

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