À bien y regarder, 

Les projets de Gestion électronique de documents au sens large (GED / ECM), sont plus souvent des projets inachevés, ou carrément des échecs, et en tout cas, souvent des demi-succès à la portée réduite.

Why. The Dude looking at red question mark.

On constate que ces projets sont menés par des équipes incomplètes, pour lesquelles, des compétences manquent. Les informaticiens et les archivistes constituant la majeure partie des responsables et intervenants, représentent deux populations qui font au mieux de leurs connaissances et avec leurs perceptions. Ainsi, selon l’équipe qui va prendre les commandes du projet, celle-ci va répondre, en priorité, à des réalités archivistiques ou à des réalités technologiques. Au bilan, l’organisation va pouvoir ‘ranger’ ses documents aux bons endroits, et donner des accès aux bonnes personnes, le tout selon les périodes requises par les trois stades du cycle de vie de chaque document. On parle, ici, plutôt de gestion documentaire en version numérique. Finalement, avec les outils disponibles aujourd’hui, une équipe technique peut développer un outil de classement et de recherche avancée en créant des règles de gestion conformes aux contraintes légales et archivistiques, s’appuyant sur une gestion stricte des droits d’accès, en appliquant ce qui se fait en partie à partir d’outils de travail collaboratifs du marché… Mais n’est-ce justement pas là où aboutissent un certain nombre de projets ?…

À bien y repenser,
Render Concept of a DMS - Document Management Word Cloud

La Gestion électronique de documents n’est finalement pas un système à part entière, sauf pour l’activité d’archiviste de manière exclusive. Elle doit être un outil au service des processus d’affaires et des utilisateurs. On retrouve, entre autres, dans les objectifs de la GED, ceux de ‘rationaliser‘ les processus, ‘augmenter‘ la productivité, ‘faciliter‘ les opérations dans des emplacements multiples et distants, ‘rencontrer les exigences‘ de conformité, ‘faciliter‘ le travail du personnel, ‘fluidifier‘ et ‘accélérer‘ les communications. 

À ce titre une telle solution doit être pensée et mise en oeuvre par une équipe pluridisciplinaire qui devra offrir des compétences en architecture d’entreprise, en gouvernance de l’information et des processus, ayant, effectivement, des compétences technologiques et archivistiques, mais aussi psychologique et pédagogique. En effet après des années passées au milieu des utilisateurs, je peux confirmer que ce qui se dit souvent, s’oublie au moins aussi souvent; à savoir que la gestion du changement est un point d’articulation de ce projet stratégique parce que sensible.

Il devient, donc, évident que pour le projet de GED prenne sa valeur et réussisse, celui-ci doit être issu d’un besoin lié au processus d’affaires.

Sphère stratégie

En conséquence, ma conviction est qu’une décision stratégique proactive et non pas une réponse à une pression légale ou technique, doit initier le besoin de GED. Ainsi semblerait-il naturel qu’un projet de gestion électronique de documents trouve, par exemple, son origine au sein de l’équipe de Marketing stratégique d’une industrie, ou de la direction générale d’une organisation gouvernementale.

Les besoins principaux seront formulés dans un langage opérationnel qui une fois traduits en fonctionnalités décriront les besoins concernant les processus, les utilisateurs, et les règles pour les documents et leur accès, par exemple.

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Ainsi le cahier des charges pourra s’enrichir de critères portant sur la stratégie et la finalité d’affaires plus que sur les centaines de fonctionnalités extraites d’un guide archivistique, sans discernement, auxquels, la majorité des éditeurs de solution, répond positivement.

La clé du succès résidera dans votre capacité à
3d small people with a checklist
  • Avoir une vision d’entreprise, comprise et détenue par la haute direction
  • Traduire les besoins, et faire des choix stratégiques et opérationnels pour établir les bonnes règles en conformité avec la vision et les choix de l’organisation, dans le respect des lois en vigueur.
  • Intégrer la GED en gouvernance au sein des processus d’affaires
  • Positiver le changement organisationnel auprès des utilisateurs
  • Évaluer en permanence la performance de la solution
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Le développement de la Gestion Électronique de Documents (GED) est une nécessité. Cette obligation doit amener des gains de productivité spectaculaires, dans un contexte qualitatif amélioré.

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Les outils dont nous disposons permettent à nos systèmes d’utiliser des processus de mieux en mieux décrits et donc de plus en plus efficaces. Si les données circulent de manière fluide et si le processus se déroule efficacement entre les applications et les utilisateurs, le document reste, quant à lui, trop souvent un point de blocage sinon de ralentissement, car il n’est pas toujours rendu disponible en ligne dans sa version électronique. Pour alimenter le processus en question, il est souvent nécessaire de procéder par une étape faisant appel à une manipulation physique du document, comme principalement, une photocopie, une signature manuscrite, une télécopie ou un envoi postal. La numérisation des documents constitue ainsi, souvent, la première étape ou au moins la première motivation d’un projet d’implantation d’une GED.

La dématérialisation, est le nom donné au processus permettant, au-delà de la simple numérisation, d’indexer et de rendre les documents devenus numériques, accessibles par les systèmes informatiques. Ceux-ci pourront avoir accès au contenu du document; dans ce cas, on parle de la capture des données. La dématérialisation comble ce qu’on pourrait appeler le chaînon manquant de la chaîne numérique que représente un document analogique et papier essentiellement.

En quoi consiste précisément la dématérialisation?

En temps que support d’information le document dès sa création est diffusé consulté, annoté, et conservé pour acheminer une information et des données. Les utilisateurs, individus ou systèmes, doivent y avoir accès en tout temps selon leurs droits (interne/profil, externe/diffusion ou partenariat). L’image du document permet une consultation ‘’visuelle’’ pour information ou preuve légale par exemple. L’utilisation des données recueillies, permet, quant à elle d’alimenter un processus d’affaires (ex: traitement automatisé d’un bon de commande papier, par un système informatisé). Le papier représente des coûts au delà de sa production. Impression de l’information, mise sous plis, affranchissement, acheminement, ouverture des enveloppes, distribution, photocopie, stockage, déstockage, etc.. La dématérialisation permet ainsi de supprimer le support papier au profit de sa version numérique. Ce processus reste valable aussi longtemps que la source de certains documents restera papier.

Les enjeux de la dématérialisation.

L’ensemble des documents officiels circulant pour les relations entre les citoyens et les administrations est disponible en grande majorité en format papier. Il en est de même, probablement dans une proportion moindre pour ce qui concerne les échanges inter-entreprises pour lesquels les contraintes légales et officielles sont souvent moins lourdes, alors que le besoin en termes de performances et rentabilité prime. C’est internet qui a permis d’accentuer le développement de cette communication.
Lois, décrets, ou normes; de nombreux textes encadrent déjà ces échanges sur le plan juridique, réglementaire et normatif. Au gouvernement, la dématérialisation pourrait se développer de façon prioritaire au niveau des relations avec les fournisseurs, comme dans le cas des appels d’offres, des devis, et de la facturation. Au niveau des entreprises la croissance de la dématérialisation va se faire progressivement et point à point, comme dans les échanges administratifs et certains travaux collaboratifs. Certains organismes en relations avec les entreprises offre déjà des documents en version électronique. Nos fournisseurs habituels privilégient de plus en plus les versions électroniques des documents mis à disposition tels que les factures de téléphone ou les relevés de compte.  A ce propos, nous constatons déjà au niveau individuel et privé, les changements que cela impose dans la gestion de nos affaires. Il est ainsi aisé de comprendre que le virage électronique dans l’entreprise ou le gouvernement impose une organisation nouvelle des processus et un important accompagnement au changement. Ces changements liés à des fonctions et des principes nouveaux nécessitent des compétences nouvelles, le temps du changement mais aussi de nouvelles compétences pour la gestion de nouvelles activités.

Les enjeux technologiques trouvent aujourd’hui des réponses aux différents cas d’espèces.

Ce sont les enjeux ‘’ ‘politiques’’ et ‘’stratégiques’’ qui devront être abordés avec une grande attention. Attention pour une acceptation par les usagers (internes ou externes), attention pour une vision globale de la GED dans le système d’information mais aussi de la vision d’entreprise ou de la mission de l’organisation.

Un accompagnement à forte valeur ajoutée est indispensable pour la réussite du projet de GED. La dématérialisation est implicitement un point majeur de cette évolution.

Les bénéfices à attendre:

La profession s’accorde sur le fait que l’usage de la dématérialisation des documents et de leurs échanges apporte un retour sur investissement en moins d’une année. En effet, la mise à disposition de la version numérique des documents permet de:

  •       Rationaliser et faciliter l’accès aux informations en améliorant la productivité.
  •       Réduire considérablement la dispersion des documents et de l’information
  •       Améliorer la performance et les conditions de travail des utilisateurs finaux
  •       Diminuer la consommation d’espace
  •       Diminuer la consommation d’énergie en réduisant les transports des documents    les photocopies multiples et l’entretien des espaces de stockage.